Voorwaardencriterium

Aanbestedingsrechtmatigheid
Met betrekking tot het naleven van wet- en regelgeving (voorwaardencriterium) zijn fouten voor een totaalbedrag van € 1.225.000 geconstateerd. Deze fouten hebben volledig betrekking op inkopen en waren het gevolg van het ten onrechte niet naleven van de Europese aanbestedingsregels.

Om dergelijke financiële onrechtmatigheden in de toekomst te voorkomen, zijn we in 2024 een project gestart om het inkoopproces waar mogelijk te vereenvoudigen. Onderdeel daarvan is welke maatregelen we als organisatie het beste kunnen nemen om medewerkers beter te ondersteunen bij de keuze van de juiste aanbestedingsprocedure en het monitoren van contracten.

Bewuste afwijkingen wet- en regelgeving
In het verleden is enkele malen bewust de keuze gemaakt af te wijken van de wet- en regelgeving. Het ging om de aanschaf van een aantal specifieke applicaties en de inkoop van beveiligingsdiensten. Om de applicaties op dat moment op korte termijn te vervangen waren forse investeringen nodig. Ook had het vervangen van de applicaties grote gevolgen voor de bedrijfsvoering. Het oplossen van deze onrechtmatigheden vonden wij daarom op dat moment niet opwegen tegen de financiële en bedrijfsvoering aspecten. In 2024 zijn een aantal van deze applicaties Europees aanbesteed waarmee een deel van de onrechtmatigheden is opgelost. Aanbesteding van de overige applicaties is voorzien in 2025 en 2026. Ook de aanbesteding van de beveiligingsdiensten is voorzien in 2025. Hiermee lossen we de betreffende onrechtmatigheden binnen twee jaar op.

Overige maatregelen
Jaarlijks actualiseren we voor de financieel meest omvangrijke processen de risico’s, beheersmaatregelen en controleplannen en monitoren we actief het opvolgen van verbeteracties. Op deze manier gebruiken we het lerend vermogen om te werken aan de ambitie om als gemeente Etten-Leur 'aantoonbaar financieel in control' te zijn en financiële onrechtmatigheden verder te beperken.